Comment comprendre vos données PMS (Property Management System) – un guide pour les Revenue Managers

Une journée type dans la vie d’un Revenue Manager commence avec une tasse de café et un rapide bonjour aux collègues. Le Revenue Manager a peu de temps libre et les tâches quotidiennes commencent tôt le matin. Il regarde les prévisions pour l’hôtel dans le PMS : que s’est-il passé hier, pendant la nuit, les prévisions pour la semaine prochaine, le mois prochain, les 3 prochains mois, etc.

Après avoir obtenu une vue d’ensemble de la situation de l’hôtel, la plupart des Revenue Managers commencent alors à extraire de nombreux rapports de leur PMS : rapports nécessaires à l’analyse détaillée de ce qui stimule le business.

Identifier les moteurs d’activité grâce à votre PMS

Avant de commencer à analyser les données, il est essentiel de savoir d’où provient votre activité et quels en sont le moteurs clés. Votre PMS est la source principale des données « du livre » de l’entreprise, dans la mesure où chaque réservation individuelle ou de groupe sont enregistrées, manuellement ou automatiquement.

Voici quelques moteurs clés d’activité que vous devriez être capable d’enregistrer et de trouver dans votre PMS :

• Segment du marché – Quel segment du marché se trouve derrière cette réservation (en transit, groupe, etc)
• Code tarifaire – Quel code tarifaire PMS est attaché à la réservation (BARBB, CORP1 etc)
• Canal- Quel canal de distribution est utilisé pour cette réservation
• Pays – D’où vient le client
• Jour de la semaine – Quels jours de la semaine sont réservés
• Durée du séjour – Combien de nuits sont réservées
• Délai – Combien de temps à l’avance est faite la réservation
• Entreprise – Si la réservation est liée ou non à une entreprise avec des prix négociés
• Agence – Quelle agence de voyages a fait la réservation (CWT, Booking.com etc)

Vos données PMS sont la base de toute future décision que vous prendrez. Vous devez donc avoir une convention de dénomination claire pour les codes tarifaires, les canaux etc. Il est également essentiel de former vos équipes de réception et de réservation à l’importance de la saisie des données. Expliquez pourquoi il est important d’enregistrer le pays de provenance d’un client ou d’utiliser le code de tarif approprié pour un client sans réservation.

Exporter des données de votre PMS

Un PMS n’est pas une plateforme d’analyse. Par conséquent, pour rendre ses données exploitables, il est nécessaire de les transférer dans un outil capable de les rendre intelligibles. Pour de nombreux hôtels, cela signifie exporter ces données sous vers des tableurs Excel.

Avec autant de moteurs clés d’activité, il n’est pas surprenant que votre PMS soit incapable d’exporter toutes les données dans un seul et même rapport. En réalité, les Revenue Manager doivent souvent exporter plusieurs rapports quotidiennement, en appliquant différents filtres pour chaque rapport.

Par exemple, pour consulter les données et les statistiques des segments de marché sur les types de chambres du 1er au 31 mars 2018, vous devrez exporter deux rapports de votre PMS : un rapport contenant des données de segmentation et un rapport contenant les données de type de chambre. Si vous souhaitez consulter les données futures, vous devez appliquer une plage de dates différente et exporter à nouveau un rapport.

C’est une tâche qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts, mais qui est essentielle pour accéder aux données de vos clients. Une fois que vous avez exporté tous vos rapports pertinents, l’accent est mis sur la comparaison et la corrélation des données, afin de prendre des décisions en matière de revenus.

Analyse croisée et granulaire des données de revenus

De nombreux clics et exportations de vos données PMS sont désormais accessibles par moteur d’activité. Afin de donner un sens à ces informations séparés, vous devrez combiner tous les rapports, mettre en corrélation les données et recouper vos différents facteurs clés.

Par exemple, comparer un code tarifaire spécifique vous permettra de trouver combien de temps à l’avance certain code tarifaire sont réservés, ou par jour de la semaine, pour voir quand les clients ont tendance à réserver dans votre hôtel pour ce code tarifaire-là. Les mercredis et jeudis peuvent avoir un plus grand nombre de réservations avec le code tarifaire BAROO, mais le BARBB par exemple peut ne pas être généré ces jours-là.

Recouper toutes ces informations vous permet d’identifier les tendances et vous aide à voir où votre stratégie de revenus et de distribution doit être ajustée afin d’augmenter vos rendements.

Adapter vos revenus et votre stratégie de distribution

Maintenant que vous avez pu voir comment certains leviers de revenus influencent les autres, vous pouvez commencer à agir. Peut-être que certains canaux doivent être fermés, ou alors que vous devez appliquer des codes ou des restrictions de durée de séjour sur certaines dates.

Si vous découvrez qu’une Agence de Voyage en ligne (OTA) spécifique entraîne de nombreuses réservations de chambres de luxe les jours où vous en avez besoin, parlez-en à votre responsable de marché OTA. Ils sont là pour vous aider à générer des revenus dans votre hôtel et ont peut-être des idées pour accroître le nombre de réservations.

Vos données du « livre » de l’hôtel (on the book) dans votre PMS changent en permanence, avec l’apparition de nouvelles tendances et d’opportunités dont il faut tirer profit. C’est une tâche qui demande un travail intensif en continue de la part des Revenue Managers pour effectuer des changements, tester les résultats et les améliorer.

Cependant, il existe des moyens de réduire le temps passé à traiter ces données, ce qui permet de disposer de plus de temps pour l’analyse et la prise de décision.

Comment exploiter les données PMS et tirer profit de votre système

Voici quelques facteurs qui peuvent vous aider à comprendre et tirer profit de vos données PMS :

• Rapport PMS fiable – Chaque hôtel a un PMS mais si votre système n’est plus à jour face à vos besoins, envisagez de le changer pour un PMS plus réputé avec des fonctionnalités et des rapports fiables.
• Analyses des revenus – Même les PMS les plus réputés comme Opera ne fournissent pas les données dont vous avez besoin prêtes à être analysées. En réalité, il faut plus d’une douzaine de clics et d’étapes pour obtenir les données granulaires vous permettant une bonne gestion de vos revenus. Certains hôtels font appel à des analystes du revenu qui commencent leur journée à 6 heures du matin en générant des rapports dans Excel et prennent des dizaines de mesures afin que le Revenue Manager puisse commencer à analyser les données à 9 heures. Comme vous pouvez l’imaginer, c’est une option coûteuse pour les hôtels.
• Aperçu global des revenus – Si vous voulez arrêter de vous battre avec votre PMS pour les rapports, considérer une solution de veille stratégique telle que Revenue Insight. Le produit est fait pour être au sommet de votre PMS, vous offrant ainsi une vue complète de l’origine de votre activité. Vous avez un accès immédiat à un tableau de bord dynamique et vous pouvez comparer les performances passées et futures de tous les moteurs d’activités en un simple clic.